UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS

Reitoria (REITORIA)

Trevo Rotatório Professor Edmir Sá Santos , Campus Universitário - https://ufla.br

Lavras/MG, CEP 37203-202

PORTARIA NORMATIVA DA REITORIA  Nº 117, DE 31 DE outubro de 2023.

XXXI- TRAMITAÇÃO: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI;

XXXII- UNIDADE GESTORA: unidade ou grupo de trabalho responsável por coordenar esforços de regulamentação, implantação, cadastramentos e acompanhamento da utilização do SEI na UFLA;

XXXIII- UNIDADE USUÁRIA: unidade regimentada, cujo responsável foi designado em portaria emitida por autoridade competente;

XXXIV- USUÁRIO INTERNO: servidor, estagiário, bolsista, colaborador voluntário ou prestador de serviço terceirizado em exercício na UFLA, que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais, conforme seu perfil autorizado;

XXXV- USUÁRIO EXTERNO: pessoa natural externa à UFLA que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural. No âmbito da UFLA, os discentes são considerados usuários externos e tem acesso ao SEI via Módulo de Peticionamento Eletrônico;

XXXVI- UNIDADE ORGANIZACIONAL: unidade regimentada, obrigatoriamente cadastrada no SIORG, que permite a lotação e exercício de servidores, cujos responsáveis são nomeados para cargo de direção (CD) ou designados para função gratificada (FG) ou função de coordenação de curso (FCC), e instituída por ato administrativo;

XXXVII- UNIDADE PROTOCOLIZADORA: constituem unidades protocolizadoras descentralizadas, qualquer unidade organizacional ou regimentada de caráter administrativo ou acadêmico relacionadas hierarquicamente dentro da instituição, bem como órgãos colegiados definidos no regimento geral da UFLA; e

XXXVIII- UNIDADE REGIMENTADA: unidade com previsão regimental, instituída por ato administrativo e que compõe a estrutura organizacional da instituição.

CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS

SEÇÃO I
UNIDADE GESTORA

Art. 4º  Compete à Coordenadoria de Gestão de Documentos e Unidades Organizacionais (CDU), como Unidade Gestora do SEI - UFLA:

I- estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI - UFLA e de seus módulos;

II- promover e executar a gestão de projetos de implantação do SEI - UFLA nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade Federal de Lavras, e em órgãos colegiados e entidades vinculadas, com o suporte da unidade técnica responsável;

III- promover e executar a administração geral, gestão documental, gestão de unidades e de processos do SEI - UFLA e de seus módulos;

IV- definir perfis de acesso aos usuários internos ao SEI - UFLA;

V- apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI - UFLA;

VI- assistir tecnicamente os usuários internos e externos do SEI - UFLA;

VII- revogar permissão de acesso ao SEI - UFLA ou perfil atribuído ao usuário em caso de constatação de utilização indevida do sistema;

VIII- receber, analisar e autorizar, quando for o caso, demandas junto à Unidade Técnica SEI- UFLA, em especial quanto à integração de outros sistemas ao SEI;

IX- receber, analisar e encaminhar à Unidade Técnica as ocorrências de problemas técnicos não solucionados internamente;

X- reunir sugestões dos usuários, avaliar e propor melhorias no SEI, observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta; e

XI- representar a Universidade Federal de Lavras na Comunidade de Negócios do Processo Eletrônico Nacional (PEN).

Art. 5º  A unidade gestora tem o prazo de até 3 (três) dias úteis para o atendimento das solicitações.

§ 1º  O prazo de atendimento pode ser prorrogado justificadamente por intercorrências do sistema.

§ 2º  As solicitações e os atendimentos se darão exclusivamente por meio do próprio sistema.

§ 3º  As solicitações à unidade gestora devem ser enviadas à unidade da Secretaria Administrativa da Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão (SA/PROPLAG).

SEÇÃO II
UNIDADE TÉCNICA

Art. 6º  Compete à Diretoria de Gestão de Tecnologia e Informação (DGTI), como Unidade Técnica do SEI - UFLA:

I- garantir recursos de tecnologia da informação, equipe técnica especializada, recursos materiais e infraestrutura para manutenção e sustentação do SEI - UFLA e de seus módulos;

II- instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI - UFLA e seus módulos, mediante diretrizes alinhadas junto à Unidade Gestora, prestando suporte tecnológico quanto à sua implantação e manutenção;

III- mediante autorização da Unidade Gestora do SEI - UFLA:

a) implementar as atualizações de versões do sistema e de seus módulos, quando disponibilizadas pelos respectivos desenvolvedores;

b) analisar a viabilidade e parametrizar, quando for o caso, a integração de outros sistemas ao SEI;

c) realizar auditorias nas bases de dados do sistema; e

d) disponibilizar acesso à base de dados do SEI - UFLA para o desenvolvimento de novas ferramentas ou módulos relacionados.

IV- garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das bases de dados do SEI - UFLA;

V- monitorar ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI - UFLA e aplicar soluções;

VI- subsidiar o suporte técnico aos usuários da Unidade Gestora do SEI - UFLA;

VII- analisar e propor, juntamente com a Unidade Gestora do SEI - UFLA, as melhorias no sistema, observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta; e

VIII- orientar os servidores e colaboradores da Universidade Federal de Lavras quanto à permissão de acesso à rede de comunicação local.

SEÇÃO III
UNIDADES USUÁRIAS

Art. 7º  Compete às unidades usuárias do SEI - UFLA:

I- cooperar na utilização do sistema no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações da Unidade Gestora do SEI - UFLA;

II- cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação na Universidade, em consonância com as normas arquivísticas;

III- garantir a correta utilização do sistema, em conformidade com as diretrizes da Unidade Gestora do SEI - UFLA e regras do sistema;

IV- orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI - UFLA em relação às especificidades dos processos de negócio sob sua gestão, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;

V- produzir, assinar, digitalizar, registrar, tramitar, receber e concluir documentos e processos no SEI - UFLA;

VI- revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso, respeitando a legislação vigente;

VII- revisar as permissões de acesso à unidade no sistema e solicitar à Unidade Gestora do SEI - UFLA, por intermédio da autoridade competente, o cadastro de novo usuário ou a desativação de usuário que não mais exerça suas atividades no setor; e

VIII- analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área.

Art. 8º  As unidades usuárias também são responsáveis pela solicitação de cadastro, revisão, atualização ou desativação de tipos de processos e documentos específicos, relativos à sua área de atuação.

§ 1º  Toda ação relativa ao cadastro, atualização ou desativação de tipos de processos e documentos deve ter a anuência do diretor ou pró-reitor, respeitando a área de atuação de cada unidade, conforme o Regimento Geral da UFLA.

§ 2º  Os procedimentos definidos por essas unidades em relação aos tipos de processos e documentos, devem ser seguidos quando utilizados pelas demais unidades da universidade.

§ 3º  As unidades usuárias têm a responsabilidade de criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual.

§ 4º  Devido às especificidades dos tipos de processos e documentos relativos à rotina acadêmica, toda e qualquer solicitação das unidades acadêmicas deverão ter o despacho de uma das diretorias da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) ou da Pró-Reitoria de Pós-Graduação (PRPG), respeitando a área de atuação de cada pró-reitoria.

§ 5º  Os diagramas do fluxo deste processo estão em anexo nesta Portaria Normativa.

CAPÍTULO III
DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL NO SISTEMA

Art. 9º  O SEI é configurado com base na estrutura organizacional da UFLA, sendo constituído por unidades organizacionais e regimentadas, conforme definido na Portaria Normativa da Reitoria nº 81, de 1º de novembro de 2022, ou outra que venha substitui-la.

Art. 10.  Cada unidade deve ter apenas uma única conta no SEI, designada por sua sigla e nome. Além disso, deve ter, no mínimo, dois servidores integrantes e que realizem a tramitação de processos, sendo um titular e um substituto.

§ 1º  Os usuários cadastrados em cada unidade, bem como, os perfis de acesso atribuídos a cada um deles, deverão ter a aprovação da chefia imediata.

§ 2º  O cadastro da Unidade no SEI e a habilitação de seus usuários será efetivado após análise pela Unidade Gestora do SEI.

Art. 11.  Cabe aos responsáveis pelas unidades cadastradas no SEI a solicitação para o cadastro do e-mail da unidade.

§ 1º  O e-mail da unidade permite o envio de correspondências eletrônicas, a notificação da unidade destinatária, o gerenciamento de acesso à processos e documentos de usuários externos.

§ 2º  Não serão aceitos e-mails pessoais no cadastro da unidade.

Art. 12.  Para criação de unidades organizacionais ou regimentadas no SEI, é necessário abrir um novo processo e anexar seu regimento e a Portaria de designação de responsabilidade, para SA/PROPLAG.

CAPÍTULO IV
DOS USUÁRIOS

SEÇÃO I
DOS PERFIS DOS USUÁRIOS

Art. 13.  Os usuários do SEI serão cadastrados com um ou mais dos seguintes perfis de acesso:

I- BÁSICO: atribuído a servidor público em exercício na UFLA e ao professor voluntário, credenciado em Programa de Pós-graduação da UFLA , que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e executar suas atribuições legais, tais como criação, instrução e tramitação de processos, produção e assinatura de documentos;

a) o professor voluntário é aquele vinculado ao programa de pós-graduação da instituição, por meio de credenciamento feito na Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES). O professor voluntário não possui vínculo empregatício com a UFLA, devendo, pela natureza de suas atribuições, ter perfil para criação e assinatura de documentos.

II- COLABORADOR (BÁSICO SEM ASSINATURA): atribuído a estagiário, bolsista ou prestador de serviço terceirizado da UFLA, que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais, nos moldes do perfil básico, com exceção à possibilidade de assinatura de documentos; e

III- ADMINISTRADOR GERAL: atribuído ao servidor público em exercício na UFLA que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e executar suas atribuições legais e, ainda, para criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) unidades administrativas;

b) permissões de acesso relacionadas ao perfil e unidade administrativa;

c) tipos de processos;

d) tipos de documentos;

e) padrões oficiais de documentos;

f) classificação por assuntos (classificação arquivística);

g) hipóteses legais de classificação de sigilo de informações;

h) credenciais de sigilo; e

i) executar as demais funções de gerenciamento do SEI.

Art. 14.  Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados pela Unidade Gestora do SEI, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades da UFLA.

§ 1º  Nos casos em que for necessária a assinatura de um usuário com perfil colaborador no SEI, a Unidade Gestora do SEI - UFLA, responsável pelo processo, poderá conceder acesso temporário como usuário externo.

§ 2º  O cadastramento de usuários no SEI, com perfil usuário básico ou colaborador, será liberado pela Unidade Gestora do SEI-UFLA, mediante solicitação do chefe imediato.

Art. 15.  Os usuários serão descadastrados dos perfis de acesso, nos seguintes casos:

I- alteração de exercício;

II- desligamento; e

III- cessação dos motivos que levaram ao cadastramento.

Art. 16.  Para utilizar o SEI, o usuário credenciado deverá acessar o sítio eletrônico https://sei.ufla.br, informando seu login e sua senha nos campos correspondentes.

SEÇÃO II
DAS RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS INTERNOS E EXTERNOS DO SEI

Art. 17.  Os usuários do SEI têm as seguintes e responsabilidades:

a) zelar pela correta utilização do sistema;

b) manter o sigilo da senha de acesso, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

c) responder por ações ou omissões que coloquem em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

§ 1º  Ao usuário interno do SEI compete:

a) consultar diariamente o SEI, a fim de verificar o recebimento de processos e comunicações eletrônicas, e executar as ações apropriadas;

b) nos processos que tramitam por sua unidade, observar a correta utilização dos tipos de processo e, quando necessário, alterá-los;

c) revisar, imediatamente após o recebimento do processo em sua unidade, o nível de acesso atribuído, o tipo de processo e os tipos de documentos externos, ajustando-os sempre que necessário;

d) revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso restrito de documento preparatório após a conclusão do ato ou decisão decorrente;

e) observar os prazos de retorno e de conclusão dos processos abertos em sua unidade; e

f) observar diariamente os comunicados divulgados na ferramenta de Novidades do SEI - UFLA.

§ 2º  Ao usuário externo do SEI compete:

a) acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar as ações apropriadas;

b) receber ofícios e notificações; e

c) acompanhar no sítio eletrônico da UFLA, na internet, as informações referentes ao SEI.

SEÇÃO III
DO CADASTRAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 18. O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se- á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível em página própria no Portal da UFLA na Internet.

Art. 19.  O cadastro de representantes como usuário externo é obrigatório para:

I- pessoas naturais ou jurídicas outorgadas;

II - pessoas naturais ou jurídicas que participem ou tenham interesse em participar, em qualquer condição, de processos de homologação de produtos; e

III - fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de fornecimento de bens ou serviços com a UFLA, ressalvados os casos em que a UFLA figure como usuária de serviço público.

§ 1º  A partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre a Universidade e a entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico.

§ 2º  Não serão admitidas intimação e protocolização por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo, ou quando houver exceção prevista em instrumento normativo próprio.

Art. 20.  Após o cadastro no Portal SEI UFLA como usuário externo, o pretendente deve enviar para o e-mail sei.usuarioexterno@ufla.br os seguintes documentos, conforme orientação recebida por e-mail após o cadastro:

a) documento de identificação oficial com foto, em que conste o número do CPF; e

b) comprovante de residência atual.

§ 1º  Todos os documentos devem ser salvos e encaminhados em formato PDF.

§ 2º  Serão considerados documentos oficiais de identificação: Carteira de Identidade, Carteira Nacional de Habilitação, Carteira de Trabalho, Carteira Profissional, Carteira de Identificação Funcional, Registro Nacional de Estrangeiro e Passaporte.

Art. 21.  A conferência de documentos e liberação de acesso de usuário externo será efetuada pela Unidade Gestora do SEI, ou por unidade por ela designada, seguindo procedimento definido em normativa própria.

§ 1º  Enquanto não apreciada a solicitação de cadastramento como usuário externo, o pretendente poderá entregar documentos em meio físico ou e-mail.

§ 2º  Quando necessário, a Unidade Gestora poderá solicitar informações complementares para efetivação do cadastro de usuário externo.

§ 3º  O resultado da análise da documentação será informado pela Unidade Gestora do SEI ao pretendente, por meio de mensagem eletrônica.

§ 4º  O cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.

§ 5º  A negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não atribuível à falha do Sistema, não poderão servir de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 22.  Excepcionalmente, o cadastro de estrangeiros, que sejam incluídos como membros externos em bancas de defesa e/ou qualificação, poderá ser realizado pela Coordenadoria da Secretaria Integrada (CSI) da Unidade Acadêmica na qual o Programa de Pós-graduação (PPG) esteja vinculado:

I- ao receber a portaria de marcação da defesa emitida pela PRPG, a CSI deverá verificar a existência de membro estrangeiro na composição;

II- a CSI deverá acessar o módulo de cadastro de usuário externo no Portal SEI;

III- após a realização do cadastro, a CSI deverá encaminhar um e-mail para sei.usuarioexterno@ufla.br, solicitando a liberação do acesso do estrangeiro;

IV- após liberação de acesso, a CSI encaminhará e-mail ao membro estrangeiro contendo as informações de login e senha, que serão utilizados para assinatura da(s) ata(s) de defesa e/ou qualificação; e

V- efetivada a liberação do acesso no SEI, é obrigação do usuário externo redefinir e gerenciar sua senha para futuros acessos ao sistema.

Art. 23.  O cadastro como usuário externo implicará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na UFLA, conforme previsto neste Regulamento e demais normas aplicáveis.

CAPÍTULO V
DA CRIAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

Art. 24.  Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

§ 1º  Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º  Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de peticionamento eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.

§ 3º  A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir.

§ 4º  O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 2º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

§ 5º  A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

§ 6º  A UFLA poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do original em papel de documento digitalizado no âmbito da Universidade ou enviado por usuário externo por meio de peticionamento eletrônico.

SEÇÃO I
DA CRIAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS

Art. 25.  Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, tratamento e recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os seguintes requisitos:

I- escolha adequada do tipo de processo;

II- descrição da especificação de forma objetiva e clara;

III- preenchimento adequado do campo “Interessado”;

IV- utilizar a maior quantidade possível de campos no cadastramento do processo;

V- observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção, nas formas da Lei; e,

VI- ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuídos, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

Art. 26.  Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração vigente.

Parágrafo único.  Os processos ou documentos físicos que forem inseridos no SEI deverão ter o número de protocolo original informado, incluindo a data de autuação ou criação original constante dos mesmos.

SEÇÃO II
DA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS INTERNOS NO SEI

Art. 27.  Um processo SEI é composto por documentos com finalidade e formatação pré-definidas, como, por exemplo, ofícios, portarias, despachos etc.

Art. 28.  O processo é composto majoritariamente pela criação de documentos internos, sendo este o método fortemente recomendado para a constituição do processo.

Art. 29.  Todo documento elaborado em processo SEI na UFLA será cadastrado no SEI pela unidade de origem, recebendo, por padrão, numeração sequencial anual na unidade.

Parágrafo único.  Havendo necessidade de adoção de outro padrão de numeração para documentos específicos, a unidade deverá solicitar alteração à Unidade Gestora do SEI, apresentando as devidas justificativas.

Art. 30.  As minutas de documentos decisórios e normativos deverão ser criadas no processo e encaminhadas à área responsável pela aprovação e publicação, que deverá confeccionar a versão final, quando então receberá a numeração correta e a assinatura do responsável, que detém a competência legal para aprovação e publicação do documento final.

Art. 31.  Processos encaminhados à Unidade Gestora do SEI, que tenham o objetivo de solicitar adequações, inserções, exclusões, entre outros servidos específicos desta Unidade, deverão apresentar suas solicitações de forma objetiva e com a completude que a demanda necessita para ser atendida. Caso seja enviado algum documento extenso, é necessário indicar a página e o parágrafo onde consta a informação pertinente ao atendimento a ser realizado.

SEÇÃO III
DA INSERÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS NO SEI

Art. 32.  Um processo SEI também pode conter documentos originalmente gerados em meio físico (Ex.: ofício recebido em papel) ou digital, gerado externamente ao SEI (Ex.: planilha com análise financeira, extrato coletado de um site etc.). Estes tipos são considerados documentos externos, devendo ser criados sob o tipo “Externo”, e carregados por meio de upload.

Parágrafo único.  Para fins de upload de arquivos, o SEI considera apenas as extensões 7z, bz2, csv, gz, html, json, mp4, mpeg, odp, ods, ogg, ogv, pdf, svg, tar, tgz, txt, xml e zip.

Art. 33.  O documento externo só deve ser utilizado quando não houver a possibilidade de uso de um documento interno existente.

Art. 34.  Caso o tamanho de arquivo do documento externo a ser inserido exceda o limite máximo configurado no SEI, deverá ser encaminhada solicitação de providências à equipe de suporte do SEI.

Art. 35.  Em relação à inserção de documentos externos em processos eletrônicos, serão adotados os seguintes critérios:

I- os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pela Unidade serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que cabe ao usuário que realiza a inclusão de documento externo, a conferência de autenticidade do documento impresso e indicação do tipo de conferência aplicável para cada documento dentro das opções apresentadas (nato-digital, cópia autenticada, cópia simples, documento original);

II- o teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes (Decreto 8539/2015, art. 11, § 1º);

III- caso haja dúvidas quanto à integridade do documento externo digitalizado e inserido no SEI, deverá ser inserido ofício complementar relatando a ocorrência; e

IV- na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da UFLA e será admitida sua tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente.

Art. 36.  A digitalização e a inserção de documentos no processo eletrônico poderão ser efetuadas por quaisquer usuários internos em exercício na UFLA, observadas as seguintes condições:

I- assinatura digital no SEI por servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado; e,

II- documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.

Art. 37.  Os documentos, objetos de digitalização, deverão permanecer na unidade responsável pela criação do processo, observando os prazos de guarda definidos pelo mapeamento documental realizado pela CDU. Finalizado o prazo de guarda (corrente e intermediário), se a destinação é para “guarda permanente”, o documento deve ser transferido para o Arquivo Central da UFLA; se a destinação é a “eliminação” deve-se solicitar à CPAD providências para os procedimentos adequados.

SEÇÃO IV
DA ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO NO SEI

Art. 38.  A ordenação dos documentos no processo eletrônico deve respeitar a sequência cronológica, lógica e contínua.

§ 1º  O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em papel, como capeamento, etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha ou página.

§ 2º  A função “concluir processo na unidade” deverá ser utilizada quando não houver mais nenhuma ação a ser tomada no âmbito da unidade.

§ 3º  A temporalidade documental inicia-se na data da criação do processo.

§ 4º  A organização dos processos eletrônicos deve permitir a vinculação entre processos, por meio de relacionamento ou anexação.

SEÇÃO V
DO RELACIONAMENTO, ANEXAÇÃO E SOBRESTAMENTO DE PROCESSOS

Art. 39.  Em referência ao relacionamento, anexação e sobrestamento de processos, serão adotados os seguintes critérios:

I- o relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a busca e complementar informações;

II- deverá ocorrer a anexação de processos quando estes pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, por isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta, dentro do processo principal;

III- o sobrestamento deverá ser precedido de determinação formal da autoridade competente, a qual será inserida no próprio processo sobrestado, com justificativa;

IV- o sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou, ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação; e

V- o relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

SEÇÃO VI
DO CANCELAMENTO E EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Art. 40.  Em relação ao cancelamento e exclusão de documentos, poderão ser cancelados ou excluídos pela unidade que gerou o documento, mediante justificativa:

I- documentos sem assinatura; e

II- documentos assinados, mas ainda não abertos por usuários de unidades distintas da que gerou os documentos.

§ 1º  Os cancelamentos e exclusões serão registrados no SEI com os dados do responsável pela ação.

§ 2º  É vedada a exclusão ou o cancelamento de documentos assinados ou abertos por unidades distintas das que geraram os documentos.

SEÇÃO VII
DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 41.  Os documentos digitais produzidos e geridos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

I- assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou,

II- assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

§ 1º  As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º  É obrigatório que o usuário confira o conteúdo do documento antes de efetuar a sua assinatura, devendo apenas assinar os documentos em que seja parte interessada.

§ 3º  A autenticidade de documentos produzidos no SEI pode ser verificada em página própria no Portal da UFLA na Internet.

CAPÍTULO VI
DA CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS E DOCUMENTOS

SEÇÃO I
DOS NÍVEIS DE ACESSO AOS PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

Art. 42.  Todo processo ou documento criado ou inserido no SEI deverá ser obrigatoriamente classificado nos níveis de acesso como público, restrito ou sigiloso.

§ 1º  A classificação das informações quanto ao grau de sigilo deve observar o disposto na legislação específica, observando a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

§ 2º  Os processos e documentos classificados como públicos poderão ser visualizados por todos os usuários internos e externos, através da Pesquisa Pública disponibilizada pelo SEI.

§ 3º  Os processos e documentos classificados como restritos possuem conteúdo com:

a) informações necessárias ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra ou da imagem das pessoas; e

b) estudos, minutas e subsídios para planejamento de documentos sigilosos previstos em legislações afetas à segurança da informação.

§ 4º  Os documentos e processos restritos poderão ser visualizados pelos usuários das unidades por onde estes tenham tramitado.

§ 5º  Os processos e documentos classificados como sigilosos são aqueles que possuem:

a) informações pessoais relativas à intimidade, saúde, vida privada, honra e imagem;

b) tratem de processos de investigação do servidor quanto à ética, a disciplina e a responsabilidade;

c) tratem de propriedade intelectual ou direitos autorais; e

d) tratem de dados sensíveis para a assistência social.

§ 6º  O acesso ao processo ou documento classificado como sigiloso será limitado aos usuários para os quais tenha sido atribuída a credencial de acesso e se dará mediante a aposição da respectiva senha.

§ 7º  A credencial de acesso a documento ou processo classificado como sigiloso será de competência do servidor responsável pela criação do processo, respeitando a legislação vigente sobre a matéria.

§ 8º  O documento preparatório (ex. minuta de documento) de um ato administrativo deverá ser transformado em público após a publicação do referido ato, ressalvadas as hipóteses de sigilo do ato final.

SEÇÃO II
DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Art. 43.  Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação, todos os processos do SEI serão classificados com base:

I- no código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal; e

II- no código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.

Art. 44.  Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade.

Art. 45.  Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

Art. 46.  Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento de preservação, conforme estabelecido na Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UFLA, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações, devendo à Diretoria de Gestão de Tecnologia e Informação (DGTI), prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ.

CAPÍTULO VII
DA TRAMITAÇÃO E ACESSO A PROCESSOS NO SEI

SEÇÃO I
DA TRAMITAÇÃO

Art. 47.  Toda entrada e saída de processos no âmbito da UFLA, incluindo as unidades administrativas e acadêmicas, será realizada eletronicamente, por meio do SEI. Não será mais permitida a criação de novos processos em meio físico.

Art. 48.  A tramitação de processos entre as unidades da UFLA, incluindo as unidades administrativas e acadêmicas, respeitará as regras tácitas ou explícitas definidas pelas chefias existentes, observadas as estruturas regimentais.

Art. 49.  A maioria dos tipos de processos tem natureza administrativa ou acadêmica, sendo prerrogativa das respectivas unidades a criação e tramitação dos mesmos. Os tipos de processo que possuem natureza pessoal (Ex.: solicitação de afastamento, auxílios financeiros etc.) deverão ser criados e tramitados pelo servidor interessado.

Art. 50.  Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino deverá promover imediatamente:

I- o seu adequado direcionamento; ou

II- a sua devolução ao remetente.

Art. 51.  Caso uma unidade usuária receba um documento físico, esta será responsável por sua digitalização e inclusão do documento em processo no SEI e a guarda do documento em meio físico.

Art. 52.  O processo eletrônico no SEI inicia-se com sua autuação e todos os documentos produzidos ou inseridos constituirão ou se vincularão a ele, sendo de responsabilidade do usuário que os produziu o registro dos metadados respectivos.

Art. 53.  Após o encerramento do decurso das ações que motivaram a criação do processo eletrônico no SEI, o mesmo deve ser concluído na unidade, não sendo boa prática utilizar o mesmo processo para inclusão de novas demandas.

SEÇÃO II
DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO

Art. 54.  O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:

I- número do processo correspondente;

II- lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

III- data e horário do recebimento da petição; e

IV- identificação do signatário da petição.

Art. 55.  Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente à unidade usuária de interesse no prazo de 10 (dez) dias contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação da UFLA.

§ 1º  A petição a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.

§ 2º  O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, o qual deve ser cumprido com o peticionamento dos documentos cujo envio em meio eletrônico seja viável.

§ 3º  A definição de digitalização tecnicamente inviável de documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema serão informados em página própria no Portal da UFLA na Internet ou no próprio sistema por meio do qual for feito o peticionamento.

§ 4º  Caso os documentos apresentados na forma do caput não observem as definições previstas no § 3º, considerar-se-á cumprido o prazo processual na data de apresentação física dos documentos à unidade usuária de interesse.

Art. 56.  A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos congêneres não é admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em que a regulamentação ou a lei expressamente o permitir.

SEÇÃO III
DA IMPRESSÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

Art. 57.  Deve-se evitar a impressão de processos e documentos digitais, a fim de promover a economia de recursos com papel e impressão.

Art. 58.  Deve-se evitar o envio de processos e documentos impressos por malote e correios, a fim de promover a economia de recursos logísticos.

Art. 59.  Quando a opção mais adequada for imprimir os autos do processo eletrônico em papel para o posterior envio, o documento/despacho de encaminhamento do processo deve ser assinado eletronicamente no SEI, antes da impressão.

Art. 60.  A unidade poderá remeter processos e documentos para destinatário externo, por correio eletrônico (e-mail) a partir do próprio SEI, procedimento que permite o registro do envio ao destinatário no respectivo processo SEI.

Art. 61.  Caso seja imprescindível o envio do processo ou documentos a órgãos ou entidades externas em meio físico, caberá à unidade usuária, responsável pelo envio, fazer a impressão dos documentos e providenciar o envio, registrando informações e comprovantes de envio e recebimento pelo destinatário em despacho no respectivo processo SEI.

SEÇÃO IV
DO PEDIDO DE VISTAS A PROCESSOS

Art. 62.  Em relação ao pedido de vistas ao processo serão adotados os seguintes critérios:

I- qualquer cidadão poderá solicitar vistas aos processos eletrônicos classificados como públicos;

II- as solicitações de vistas a processos serão dirigidas à chefia da Unidade Usuária responsável pela criação do processo ou ao Serviço de Informações ao Cidadão ou à Ouvidoria, por meio eletrônico ou presencial;

III- as permissões para vistas aos processos deverão obedecer à legislação pertinente ao acesso à informação;

IV- atendidos os requisitos formais, a unidade que recebeu a demanda deverá encaminhar o pedido ao setor competente;

V- nos casos em que o solicitante não possuir endereço eletrônico, o Administrador da Unidade deverá assegurar a vista mediante uma das seguintes opções:

a) a disponibilização de recursos necessários para efetivar a vista; ou

b) a impressão e a disponibilização dos documentos solicitados.

VI- a concessão de acessos externos a processos, para fins de vistas, deverá se limitar ao prazo máximo de dez dias corridos, passível de prorrogação.

CAPÍTULO VIII
DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA E CONTAGEM DE PRAZOS

Art. 63.  O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

§ 1º  As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria no Portal da UFLA na Internet e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 23 (vinte e três) horas dos domingos ou das 23 (vinte e três) horas às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

§ 2º  Será considerada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico quando for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas nos dias de expediente normal da UFLA;

Art. 64.  Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I- consulta aos autos digitais; ou,

II- peticionamento eletrônico diretamente pelo SEI ou por meio de integração.

Parágrafo único.  Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

Art. 65.  Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI.

§ 1º  Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º  Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados nacionais, estaduais ou municipais.

§ 3º  A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 4º  Identificada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico por mais de 24 (vinte e quatro) horas seguidas, o/a Reitor(a) da Universidade poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será devidamente publicado.

CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 66.  O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade administrativa, civil e criminal, na forma da legislação em vigor.

Art. 67.  O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC/Módulo de Protocolo) será bloqueado para a funcionalidade de criação de novos documentos e processos, permanecendo o seu funcionamento apenas para pesquisa e tramitação de processos ainda não migrados para o SEI.

Art. 68.  As unidades administrativas e acadêmicas poderão editar normas complementares para uso do SEI de acordo com suas especificidades, observado o disposto neste Regulamento.

Art. 69.  O Boletim de Serviço Eletrônico (BSE) do SEI é reconhecido como veículo oficial de publicação da UFLA, sendo que o antigo boletim interno ficará disponível apenas para consulta dos atos normativos emitidos antes da emissão e implantação do SEI.

Art. 70.  A Universidade está sujeita ao recebimento de documentos externos em meio físico (ex. Prefeitura Municipal, Ministério Público, Órgãos do Poder Judiciário etc.).

§ 1º  Documentos físicos serão recebidos pela unidade usuária destinatária pertinente para o tratamento do documento recebido.

§ 2º  Caberá às unidades usuárias destinatárias, caso necessário, a conversão do documento recebido para o meio digital e inclusão do mesmo em novo processo SEI ou processo já existente.

§ 3º  Demandas de Ministério Público e Justiça que não chegarem por meio digital, e que tenham de ser respondidas em modo físico, poderão ser tramitadas no formato físico.

Art. 71.  Compete aos agentes de mudança definidos pela Portaria da Reitoria nº 277/2022, alterada pela Portaria da Reitoria nº 526/2022, reconduzida pela Portaria da Reitoria nº 769/2022 e alterada pela Portaria da Reitoria nº 1.044/2022:

I- orientar e assistir tecnicamente os usuários internos e externos do SEI - UFLA;

II- reunir sugestões dos usuários, avaliar e propor melhorias no SEI; e

III- acionar a Unidade Gestora e/ou a Unidade Técnica, no que couber.

Art. 72.  Esta Portaria Normativa entra em vigor no dia 1º de dezembro de 2023.

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Documento assinado eletronicamente por JOAO CHRYSOSTOMO DE RESENDE JUNIOR, Reitor(a), em 31/10/2023, às 15:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufla.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0164277 e o código CRC D78E937B.

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