SEI/UFLA - 0700414 - Resolução

UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS
Comitê Interno de Governança (CIGOV/REITORIA)
Trevo Rotatório Professor Edmir Sá Santos , Campus Universitário - https://ufla.br
Lavras/MG, CEP 37203-202

Dispõe sobre a utilização do Serviço de Correio Eletrônico (e-mail) e Ferramentas de Colaboração no âmbito da Universidade Federal de Lavras (UFLA).

O COMITÊ INTERNO DE GOVERNANÇA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS, no uso das atribuições legais e regimentais e tendo em vista o que foi deliberado em sua reunião no dia 09/04/2026

Art. 1º Aprovar a Resolução sobre a utilização do Serviço de Correio Eletrônico (e mail) e Ferramentas de Colaboração no âmbito da Universidade Federal de Lavras, nos termos desta Resolução.

Documento assinado eletronicamente por JACKSON ANTONIO BARBOSA, Reitor(a), em Exercício, em 15/04/2026, às 07:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufla.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0700414 e o código CRC 5A37337F.

Art. 1º Este documento tem o objetivo de contribuir para o uso racional dos recursos, assegurando padrões de qualidade e segurança da informação na prestação de serviços de tecnologia da informação.

Art. 2º Os serviços de Correio Eletrônico e Ferramentas de Colaboração, doravante denominados “SCC”, visam auxiliar a comunicação e o compartilhamento de informações institucionais.

Art. 3º Esta Resolução se aplica a todo SCC ou serviço similar que utiliza o domínio “ufla.br” e seus subdominios “estudante.ufla.br” e “alumni.ufla.br

§ 1º A concessão de acesso aos sistemas institucionais não garantirá direito de acesso ao SCC.

§ 2° Compete à Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) definir os requisitos tecnológicos mínimos para garantir o acesso ao SCC.

I- bolsista de apoio técnico: membro de projeto de pesquisa ou extensão registrado na UFLA, que recebe bolsa na modalidade de “Apoio Técnico (BAT) da FAPEMIG ou do CNPq, sob supervisão de servidor ativo da UFLA;

II- cancelamento de direito de acesso: suspensão temporária ou definitiva de direito de acesso;

III- correio eletrônico institucional ou e-mail institucional: é o serviço de tecnologia da informação de comunicação assíncrona no padrão internacional de e-mail, com o domínio ou subdomínio “ufla.br”;

IV- credencial de acesso: mecanismo para autenticação de uma pessoa em sistemas de informação, que pode usar biometria, token, senha e nome de usuário;

V- delegação de acesso: permissão de acesso de outro usuário à conta do SCC sem o compartilhamento da credencial de acesso;

VI- endereço eletrônico: endereço constituído de uma parte relacionada ao destinatário da mensagem (o que vem antes do caractere @) e de uma parte relacionada à localização do destinatário na internet (o que vem após o caractere @);

VII- entidade acadêmica: entidade de pesquisa ou extensão, devidamente registrada na Pró Reitoria de Pesquisa, na Pró-Reitoria de Extensão e Cultura ou na Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis e Comunitários, tais como núcleo de extensão, empresa júnior, incubadora de cooperativas e grupo de pesquisa;

VIII- ferramentas colaborativas: serviço instalado na nuvem que permite a criação, a edição e o compartilhamento de qualquer tipo de informação entre dois ou mais usuários;

IX- funcionário terceirizado: funcionário de empresa prestadora de serviço, com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, com vínculo contratual ativo, que tenha necessidade de acessar os sistemas de informação utilizados pela UFLA;

X- grupo de discussão: ferramenta gerenciável no SCC, que permite a um grupo de pessoas trocar mensagens via correio eletrônico entre todos os membros do grupo, sem explicitar diretamente os destinatários nas interações;

XI- incidente: interrupção não planejada ou redução na qualidade de um serviço de tecnologia da informação;

XII- incidente de segurança: um evento ou um conjunto deles, confirmado ou sob suspeita de impactar a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade ou a autenticidade de um ativo de informação;

XIII- nuvem: serviços de armazenamento e processamento de dados disponibilizados na internet;

XIV- programas maliciosos: programas especificamente desenvolvidos para executar ações danosas e atividades maliciosas em um computador;

XV- entidade de representação estudantil: entidade que representa os estudantes da Instituição e que está registrada na Instituição, como Diretório Central dos Estudantes, Centro Acadêmico e Atlética;

XVI- servidor de e-mail: equipamento de informática responsável por manter em execução os programas de computador que gerenciam e controlam o serviço de correio eletrônico;

XVII- sistemas institucionais: sistemas utilizados para gerenciar processos administrativos (exemplo: tramitação de processos, gestão de materiais, compras e contratos) e processos acadêmicos (exemplo: diário virtual, portal acadêmico, estágios, extensão e matrícula);

XVIII- spam: termo usado para se referir aos e-mails não solicitados ou esperados, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas;

XIX- terminal de acesso: qualquer equipamento eletrônico utilizado para acesso ao serviço de correio eletrônico e ferramentas colaborativas; e

XX- vínculo institucional ativo: pessoal ou unidade regularmente ligado(a) à Instituição ou que estabelece uma relação formal de vínculo laboral, legitimado em atos da Instituição.

XXI – egresso: estudante que integralizou o percurso formativo conforme definido nos Projetos Pedagógicos de Curso e nos termos da Resolução Normativa CIGOV nº 4, de 14 de abril de 2026, que altera a Resolução Normativa CIGOV Nº 3, de 06 de novembro de 2025, a qual dispõe sobre as diretrizes para o acompanhamento de egressos da Universidade Federal de Lavras ou em suas atualizações.

XXII - política de egresso: instrumento normativo institucional que estabelece diretrizes, objetivos, responsabilidades e mecanismos de acompanhamento dos ex-alunos (egressos) da UFLA.

Art. 5º O uso dos serviços de correio eletrônico e de ferramentas de colaboração, no âmbito da UFLA, deverá observar os procedimentos relativos à segurança da informação, à privacidade de dados e aos seguintes princípios:

I- legitimidade: o serviço é administrado e disponibilizado pela DGTI às pessoas que possuem vínculo institucional ativo com a UFLA;

II- finalidade: o serviço deverá ser de uso restrito às atividades administrativas e àquelas relacionadas ao ensino, pesquisa e extensão;

III- responsabilidade: o uso do serviço é de responsabilidade pessoal, sendo vedado o compartilhamento de credenciais de acesso e uso para fins particulares; e

IV- legalidade: o uso do serviço deverá pautar-se pelo compromisso com a observância dos atos normativos de segurança da informação, ética, idoneidade moral e privacidade de dados.

Art. 6º O processo de tratamento de incidentes de segurança da informação deverá considerar eventual violação de diretrizes desta Resolução como um incidente à segurança da informação e privacidade de dados.

Art. 7º O SCC é uma ferramenta de trabalho institucional; desta forma, qualquer instabilidade ou interferência em sua disponibilidade deverá ser tratada como um incidente.

Art. 8º O SCC deverá estar em conformidade com as políticas, normas e diretrizes institucionais.

Parágrafo Único. Compete à DGTI e ao “encarregado pelo tratamento de dados pessoais” da UFLA definirem o processo de tratamento de incidentes de segurança da informação e violação da privacidade de dados no SCC.

Art. 9º Os endereços eletrônicos de usuários do SCC têm como finalidade favorecer as comunicações institucionais, tais como publicações, contatos ou comunicações relacionadas ao ensino, pesquisa, extensão e administrativas; portanto, a disponibilização desses endereços a pessoas ou instituições externas que não se relacionem com a atividade institucional deverá ser evitada.

Parágrafo Único. Os usuários alcançados por esta Resolução não devem utilizar um servidor de e-mail privado para exercício de suas funções no âmbito das atividades de sua incumbência institucional, em virtude dos riscos de segurança da informação que isso acarretaria.

Art. 10. O usuário que violar esta Resolução ou alguma outra diretriz institucional poderá ter o sigilo no SCC quebrado e sua conta suspensa, desde que haja um processo administrativo ou judicial instaurado para esse fim, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.

Art. 11. Somente pessoas com algum vínculo institucional ativo formalizado em documento da Instituição poderão obter credenciais de acesso para operar o SCC.

Parágrafo único. Os egressos poderão ter acesso ao SCC exclusivamente por meio do subdomínio @alumni.ufla.br, conforme disposto nos termos da Resolução Normativa CIGOV nº 4, de 14 de abril de 2026, que altera a Resolução Normativa CIGOV Nº 3, de 06 de novembro de 2025, a qual dispõe sobre as diretrizes para o acompanhamento de egressos da Universidade Federal de Lavras

Art. 13. Cada pessoa, entidade acadêmica e entidade de representação estudantil terá direito a somente uma conta de acesso ao SCC.

Art. 14. A gestão da conta de acesso ao SCC de uma entidade estudantil deve considerar que:

I- o responsável principal pela conta de acesso ao SCC seja um estudante formalmente registrado como representante da respectiva entidade estudantil;

II- o tempo máximo da vigência do acesso é de 1 (um) ano, e o acesso será bloqueado após o término desta vigência; e

III- o acesso à conta do SCC é reativado por meio de requisição que comprove o vínculo ativo de representação do estudante à respectiva entidade estudantil.

Art. 15. O responsável principal por uma conta de acesso ao SCC de uma unidade organizacional ou entidade acadêmica deverá ser um servidor do quadro permanente.

§ 1º O responsável pela conta poderá delegar acesso a outros servidores e funcionários terceirizados.

§ 2º Poderá ser criada mais de uma conta no SCC para uma unidade organizacional, desde que cada conta seja destinada para atender funções diferentes nesta unidade.

Art. 16. Poderá ser criada conta de usuário para uso temporário do SCC em atividade acadêmica ou administrativa, como seminário, simpósio, congresso, projeto de extensão e campanha institucional, conforme critérios a seguir:

I- a atividade deverá estar devidamente registrada em uma unidade da UFLA ou publicada em um ato administrativo;

II- no procedimento de registro da conta de acesso ao SCC deverá ser informado o período de vigência e o servidor responsável pela mesma;

III- a conta de usuário para acesso ao SCC será interrompida após o término da vigência informado no registro; e

IV- a unidade organizacional em que a atividade está registrada ou que publicou o ato será associada à respectiva conta de acesso.

Art. 17. Para criação ou alteração do endereço de correio eletrônico deverão ser evitadas escolhas pessoais que contrariam o procedimento operacional padrão de criação de endereços eletrônicos e usuários adotados pela DGTI.

Art. 18. O subdomínio do endereço de correio eletrônico será definido conforme o tipo de vínculo do usuário.

§ 1º O subdomínio “@ufla.br” será disponibilizado aos servidores, unidades organizacionais, entidades acadêmicas, funcionários terceirizados e demais usuários que possuam direito de acesso ao SCC.

§ 2º O subdomínio “@estudante.ufla.br” será disponibilizado exclusivamente para entidade de representação estudantil e estudante regularmente matriculado em curso de graduação, programa de pós-graduação stricto sensu, lato sensu ou residência.

§ 3º O subdomínio “@alumni.ufla.br” será disponibilizado exclusivamente aos egressos observados os termos da Resolução Normativa CIGOV nº 4, de 14 de abril de 2026, que altera a Resolução Normativa CIGOV Nº 3, de 06 de novembro de 2025

§ 4º Nos casos em que o estudante possuir outro vínculo institucional ativo, deverá prevalecer o subdomínio correspondente ao vínculo funcional principal, conforme critérios definidos pela DGTI.

§ 5º É vedada a criação de novos subdomínios institucionais, ressalvados aqueles expressamente previstos em ato normativo aprovado pelo CIGOV.

I- o conteúdo das mensagens e dos arquivos armazenados e enviados sob sua identidade institucional;

II- zelar pela confidencialidade da credencial de acesso; esta é de uso pessoal, intransferível e não deve ser compartilhada com terceiros;

III- verificar a origem de mensagens e arquivos recebidos de fontes não confiáveis, sempre que possível, a fim de evitar algum dano aos recursos tecnológicos;

IV- utilizar o recurso de denúncia ou marcação de spam do SCC (se disponível) e remover a mensagem imediatamente ao identificar uma mensagem de spam;

V- realizar limpeza periódica da caixa de correio eletrônico, evitando acúmulo de mensagens e arquivos inúteis;

VI- evitar acesso indevido ao SCC, fazendo uso de bloqueio do terminal de acesso durante sua ausência e, em casos de utilização por terminal compartilhado, sempre sair do sistema ao final do uso;

VII- proceder a troca de sua credencial de acesso em caso de suspeita de comprometimento de seu acesso institucional e comunicar o ocorrido imediatamente à DGTI; e

VIII- encaminhar ou copiar mensagem somente para os destinatários que realmente devem receber a mensagem. Evite usar a opção “responder a todos”. Responda somente para as pessoas interessadas ou para o remetente da mensagem.

a. se houver a necessidade do envio de mensagens para um grande número de usuários (conforme restrições do SCC utilizado), deve-se verificar a possibilidade de encaminhamento às listas de correio eletrônico institucional;

b. o envio de mensagem por meio das listas do correio eletrônico institucional para todos os membros de um segmento da comunidade universitária deve ser solicitado à Coordenadoria de Comunicação Social (CCS);

c. a criação de grupos de discussão ou grupos específicos para disparos de e-mails direcionados no SCC devem ser solicitados à DGTI.

II- cadastrar-se em listas, redes sociais, serviços de comércio eletrônico ou qualquer outro sistema que não atenda aos interesses institucionais;

III- armazenar ou distribuir qualquer material obsceno, pornográfico, ofensivo, preconceituoso, discriminatório ou que possa infringir direitos autorais, marcas, licença de software ou patentes existentes;

IV- objetivos ilícitos, programas maliciosos, invasão, infração, difamação ou fraude;

VI- alterar, desativar, interferir ou burlar qualquer aspecto dos serviços oferecidos;

VII- divulgar, sem anuência do responsável, no todo ou em parte, os endereços eletrônicos institucionais;

VIII- encaminhar mensagens que representam a opinião pessoal do autor, colocando-a em nome da UFLA;

IX- forjar ou tentar forjar a identidade de outros usuários, bem como usar o endereço de outro usuário para envio de mensagem; e

X- disseminar anúncios publicitários, mensagens de entretenimento e mensagens do tipo “corrente” que não sejam destinados ao desempenho de funções administrativas ou acadêmicas na UFLA.

Art. 21. Toda mensagem de correio eletrônico enviada deverá conter uma descrição de rodapé padronizada sobre conformidade com a segurança, privacidade e responsabilidades em relação aos regulamentos institucionais.

Parágrafo único. A mensagem enviada por estudante que possui direito de acesso ao SCC ou enviada por servidor aposentado deverá conter também uma descrição sucinta sobre o vínculo do usuário com a UFLA.

Art. 22. A conta vinculada ao subdomínio @estudante.ufla.br será cancelada em até 180 (cento e oitenta) dias após a conclusão do curso.

§ 1º O disposto no caput não se aplica ao egresso que aderir e mantiver cadastro ativo e atualizado na Plataforma de Gestão e Acompanhamento de Egressos (PLAEG) ou instrumento equivalente em vigor, conforme regras expressas na Política de Egresso da UFLA.

§ 2º A manutenção do endereço eletrônico @alumni.ufla.br dependerá da atualização anual obrigatória dos dados na PLAEG, nos termos da Resolução Normativa CIGOV nº 4, de 14 de abril de 2026, que altera a Resolução Normativa CIGOV Nº 3, de 06 de novembro de 2025

I – ocorrer inatividade ou ausência de atualização cadastral por período superior a 12 (doze) meses;

§ 4º Para os demais encerramentos de vínculo institucional, o cancelamento permanece imediato.

Art. 23. O cancelamento do direito de acesso ao SCC será imediato quando houver risco de descumprimento das diretrizes desta Resolução, mesmo antes do encerramento formal do vínculo de um usuário. São situações que podem ter cancelamento imediato de conta de acesso:

I- perda de vínculo com a UFLA ou com empresa de prestação de serviço terceirizado;

IV- a critério da DGTI, após detectadas evidências de violação que caracterizem incidente de segurança da informação ou privacidade.

Parágrafo Único. O cancelamento e/ou reativação nesses casos será realizado pela DGTI mediante solicitação formal da Unidade Organizacional responsável pelo tratamento dos dados do respectivo usuário.

Art. 24. Usuários cancelados, sem vínculo institucional ativo, terão sua conta no SCC definitivamente excluída após 90 (noventa) dias do cancelamento, ressalvadas as hipóteses previstas nesta Resolução:

§ 1º A conta de correio eletrônico vinculada ao subdomínio @alumni.ufla.br será excluída após 90 (noventa) dias do cancelamento previsto no § 3º do art. 22.

§ 2º A exclusão poderá ocorrer em prazo superior quando exigido por ações administrativas, judiciais ou por normas de retenção de dados institucionais.

§ 3º A exclusão de conta associada a entidade acadêmica, entidade de representação estudantil ou unidade organizacional ocorrerá a partir de 180 (cento e oitenta) dias após o cancelamento.

Art. 25. A desobediência ou violação desta Resolução implicará sanções administrativas nos termos da lei, normas complementares, regimentos e resoluções internas, sem prejuízo de outras medidas previstas nas esferas cível e penal.

Parágrafo único. O procedimento para a aplicação das penalidades e/ou sanções seguirá o rito específico da legislação, norma, regimento ou resolução a que corresponder o caso concreto.

Art. 26. Os casos omissos nesta Resolução devem ser analisados pelo Comitê Interno de Governança (CIGOV).

Art. 27. A atualização desta Resolução, no todo ou em partes, é de responsabilidade do (CIGOV) da UFLA.